Sistema d'acreditació i registre d'assistents per a esdeveniments
Oferim solucions professionals per a organitzadors d’esdeveniments per gestionar les inscripcions, el sistema d’acreditació i el registre d’assistents en esdeveniments sense complicacions i millorant l’experiència dels assistents.
Comptem amb un potent programari d'acreditacions per a esdeveniments
Des d’Exyt Control hem desenvolupat Exyt-Acreditados, un programari a mesura que s’adapta a tot tipus d’esdeveniments i permet una total flexibilitat per ajustar-nos a les necessitats úniques del teu esdeveniment.
La nostra plataforma ofereix la possibilitat d’obtenir les dades dels assistents mitjançant un registre en línia, enviar les entrades i gestionar l’accés, tot això en un mateix procés.
A més, permet centralitzar tots els contactes d’un esdeveniment i fer un seguiment de les fases de verificació d’un assistent o gestionar l’enviament d’acreditacions. Però això no és tot, també es pot canviar l’estat, el col·lectiu i afegir o eliminar contactes.
Tres formes d'enviar acreditacions
A l´hora d´organitzar un esdeveniment, ens trobem amb la necessitat de portar un control dels assistents. Depenent del tipus d’esdeveniment, tindrem tres maneres d’acreditar-los:
Plataforma online per a un esdeveniment obert
Quan és un esdeveniment obert i qualsevol usuari pot obtenir la seva entrada, el més senzill és fer que registreu les vostres dades en un formulari web.
Comunicació massiva al llistat de convidats
Quan es disposa de totes les dades dels convidats i només cal fer una comunicació massiva, ho preparem tot a través del llistat d'assistents i realitzem l'enviament de les invitacions.
Gestió manual d'assistents per a treballadors de l'esdeveniment i altres perfils
Quan es tracta d'un treballador o qualsevol altre col·lectiu que l'organització de l'esdeveniment vulgui validar, és més fàcil introduir les dades directament al panell de gestió d'acreditats. A més de diferents tipus de col·lectius (premsa, artistes, treballadors, convidats…), també es poden gestionar els passis de pàrquing.
Com es gestionen les acreditacions?
En tots els casos, s’envia un correu electrònic a l’usuari per indicar el procés d’accés que heu de seguir a partir d’aquell moment. De vegades, l’acreditació va adjunta al mateix correu o simplement es comunica el punt habilitat al recinte per completar el procés.
1. Accés
Gestionar l'accés al recinte de treballadors, convidats, premsa o vehicles, entre d'altres.
2. Privilegis
Assigneu diferents privilegis i permisos de trànsit dins l'esdeveniment en funció del rol de l'usuari.
3. Permisos
Autoritzar els diferents responsables de departament per revisar, acceptar, denegar o bloquejar l'accés a les persones donades d'alta a la plataforma.
4. Mailing
Enviar per correu electrònic la documentació per accedir al recinte i fer un seguiment dels enviaments, si els correus electrònics han estat correctament lliurats, han estat oberts o s'han produït problemes de lliurament.
Les dades d'assistència en temps real
La plataforma Exyt-Acreditados està integrada amb el servei de validació d’entrades, per la qual cosa podreu obtenir informes d’assistència i realitzar auditories d’accés en temps real, i fins i tot podreu conèixer dades com si heu accedit o no, la data o l’hora.
D’aquesta manera, podem enviar correus electrònics als assistents un cop completat l’esdeveniment per recordar, agrair o animar a fer alguna acció addicional.
Tot està emmagatzemat al núvol permetent accedir a la informació en qualsevol moment des de qualsevol dispositiu.
FAQs
Coneix tots els detalls i resol els teus dubtes sobre el nostre sistema d’acreditació i registre d’assistents per a esdeveniments.
Què ofereix el sistema d‟acreditació i registre d‟assistents?
Oferim solucions professionals per a organitzadors d’esdeveniments per gestionar les inscripcions, el sistema d’acreditació i el registre d’assistents en esdeveniments sense complicacions i millorant l’experiència dels assistents.
Com funciona el programari d’acreditacions?
Des d’Exyt Control hem desenvolupat Exyt-Acreditados, un programari a mesura que s’adapta a tot tipus d’esdeveniments i permet una total flexibilitat per ajustar-nos a les necessitats úniques del teu esdeveniment. La nostra plataforma ofereix la possibilitat d’obtenir les dades dels assistents mitjançant un registre en línia, enviar les entrades i gestionar l’accés, tot això en un mateix procés.
A més, permet centralitzar tots els contactes d’un esdeveniment i fer un seguiment de les fases de verificació d’un assistent o gestionar l’enviament d’acreditacions. Però això no és tot, també es pot canviar l’estat, el col·lectiu i afegir o eliminar contactes.
Quines són les diferents maneres d'enviar acreditacions per a esdeveniments?
Depenent del tipus d’esdeveniment, tindrem tres maneres d’acreditar-los i fer arribar les acreditacions en PDF i via email: plataforma en línia per a un esdeveniment obert, comunicació massiva al llistat de convidats o gestió manual d’assistents per a treballadors de l’esdeveniment i altres perfils.
Com es gestionen els accessos i permisos dins de l'esdeveniment?
A través de la nostra plataforma Exyt-Acreditats, es poden assignar diferents privilegis i permisos de trànsit dins de l’esdeveniment en funció del rol de l’usuari, així com autoritzar els diferents responsables de departament per revisar, acceptar, denegar o bloquejar l’accés a les persones donades d’alta a la plataforma. Exyt-Acreditados està integrat amb Exyt-Events per poder fer una validació d’acreditacions professional.
Com es fa el seguiment dels enviaments d'acreditacions i comunicacions per correu electrònic?
Quan s’acredita assistents, s’envia un correu electrònic a l’usuari per enviar l’acreditació adjunta o simplement es comunica el punt habilitat al recinte per completar el procés. Amb l’objectiu de minimitzar el nombre d’incidències en el control d’accessos, es pot fer un seguiment d’aquests enviaments, si els correus electrònics han estat correctament lliurats, han estat oberts o s’han produït problemes de lliurament.
Oferiu integració amb el servei de validació d'entrades?
Exyt-Acreditados està integrat amb el servei de validació Exyt-Events. També s’hi ofereixen integracions amb serveis de tercers via API.
Com es fa el seguiment d'assistents en temps real?
La plataforma Exyt-Acreditados està integrada amb el servei de validació d’entrades, per la qual cosa podreu obtenir informes d’assistència i realitzar auditories d’accés en temps real, fins i tot podreu conèixer dades com si heu accedit o no, la data o l’hora.
Oferiu lloguer d'equips o material per a esdeveniments?
Disposem d’equips professionals per al lloguer, són els mateixos que fem servir nosaltres per donar servei als esdeveniments. Així, entre les múltiples opcions que tenim, podràs triar la que s’adapti millor a les teves necessitats. A més, tots els nostres equips compten amb la possibilitat de llogar-se amb el programari d’accessos. Entre ells disposem de PDAs, lectors de codis de barres, impressores d’etiquetes, impressores de polseres o PCs.
