Sistema d'acreditació per a esdeveniments i registre d'assistents
Oferim solucions professionals per a organitzadors d’esdeveniments per gestionar les inscripcions, el sistema d’acreditació i registre d’assistents en esdeveniments sense complicacions i millorant l’experiència dels assistents.
Comptem amb un potent programari d'acreditacions per a esdeveniments
Des d’Exyt Control hem desenvolupat Exyt-Acreditats, un programari a mida que s’adapta a tot tipus d’esdeveniments i permet una flexibilitat total per ajustar-nos a les necessitats úniques del teu esdeveniment.
La nostra plataforma ofereix la possibilitat d’obtenir les dades dels assistents mitjançant un registre en línia, enviar les entrades i gestionar l’accés, tot en un mateix procés.
A més, permet centralitzar tots els contactes d’un esdeveniment i fer un seguiment de les fases de verificació d’un assistent o gestionar l’enviament d’acreditacions. Però això no és tot, també es pot canviar l’estat, el col·lectiu i afegir o eliminar contactes.
Tres formes d'enviar acreditacions
A l’hora d’organitzar un esdeveniment, ens trobem amb la necessitat de portar un control dels assistents. Depenent del tipus d’esdeveniment, tindrem tres formes d’acreditar-los:
Plataforma inscripcions online per a un esdeveniment obert
Quan és un esdeveniment obert i qualsevol usuari pot obtenir la seva entrada el més senzill és fer que registri les dades en un formulari web. Els col·lectius de premsa poden gestionar-se a través d'un registre en línia, també.
Comunicació massiva al llistat de convidats
Quan es disposa de totes les dades dels convidats i únicament cal fer una comunicació massiva. Preparem tot a través d'una llista d'assistents i fem l'enviament de les invitacions.
Gestió manual d'assistents per a treballadors de l'esdeveniment i altres perfils
Quan es tracta d'un treballador o qualsevol altre col·lectiu que l'organització de l'esdeveniment ha de validar és més fàcil introduir les dades directament al panell de gestió d'acreditats. En aquesta classificació podem incloure els passis de pàrquing, per exemple.
Com es gestionen les acreditacions?
En tots els casos, s’envia un correu electrònic a l’usuari per indicar el procés d’accés que ha de seguir a partir d’aquell moment. De vegades, l’acreditació s’adjunta en el mateix correu o simplement es comunica el punt habilitat al recinte per completar el procés.
1. Accés
Gestionar l’accés al recinte de treballadors, convidats, premsa i vehicles.
2. Permisos
Assignar diferents privilegis de trànsit dins de l’esdeveniment
3. Privilegis
Autoritzar els diferents responsables de departament per revisar, acceptar, denegar o bloquejar l’accés a les persones donades d’alta a la plataforma.
4. Mailing
Enviar per e-mail tota la documentació necessària per accedir al teu recinte (format Print@Home d’acreditacions, invitacions, etc.) i fer un seguiment dels enviaments, coneixent quins emails han estat correctament lliurats, han estat oberts o no han pogut ser lliurats.
Les dades d'assistència en temps real
La plataforma Exyt-Acreditats està integrada amb el servei de validació d’entrades, de manera que podràs obtenir informes d’assistència i fer auditories d’accés en temps real, podent fins i tot conèixer dades com si han accedit o no, la data o l’hora.
D’aquesta manera, podem enviar correus electrònics als assistents un cop finalitzat l’esdeveniment per recordar, agrair o animar a fer alguna acció addicional.
Tot està emmagatzemat al núvol, permetent accedir a la informació en qualsevol moment des de qualsevol dispositiu.
Necessites llogar equips o material per al teu esdeveniment?
Lloguer d’equips per a esdeveniments
FAQs
Coneix tots els detalls i resol els teus dubtes sobre el nostre sistema d’acreditació i registre d’assistents per a esdeveniments.
Què ofereix el sistema d’acreditació i registre d’assistents?
Oferim solucions professionals per a organitzadors d’esdeveniments amb les quals gestionar les inscripcions, el sistema d’acreditació i el registre d’assistents sense complicacions i millorant l’experiència dels assistents.
Com funciona el programari d’acreditacions?
Des d’Exyt Control hem desenvolupat Exyt-Acreditats, un programari a mida que s’adapta a tot tipus d’esdeveniments i permet una flexibilitat total per ajustar-nos a les necessitats úniques del teu esdeveniment. La nostra plataforma ofereix la possibilitat d’obtenir les dades dels assistents mitjançant un registre en línia, enviar les entrades i gestionar l’accés, tot en un mateix procés. A més, permet centralitzar tots els contactes d’un esdeveniment i fer un seguiment de les fases de verificació d’un assistent o gestionar l’enviament d’acreditacions. També es pot canviar l’estat, el col·lectiu i afegir o eliminar contactes.
Quines són les diferents formes d’enviar acreditacions per a esdeveniments?
Depenent del tipus d’esdeveniment, hi ha tres formes d’acreditar i fer arribar les acreditacions en PDF i per correu electrònic: plataforma en línia per a un esdeveniment obert, comunicació massiva al llistat de convidats o gestió manual d’assistents per a treballadors de l’esdeveniment i altres perfils.
Com es gestionen els accessos i permisos dins de l’esdeveniment?
A través de la nostra plataforma Exyt-Acreditats es poden assignar diferents privilegis i permisos de trànsit dins de l’esdeveniment segons el rol de l’usuari, així com autoritzar els responsables de departament perquè revisin, acceptin, deneguin o bloquegin l’accés a les persones donades d’alta a la plataforma. Exyt-Acreditats està integrat amb Exyt-Events per poder fer una validació professional de les acreditacions.
Com es fa el seguiment dels enviaments d’acreditacions i comunicacions per correu electrònic?
Quan s’acrediten assistents, s’envia un correu electrònic a l’usuari amb l’acreditació adjunta o indicant el punt habilitat al recinte per completar el procés. Amb l’objectiu de minimitzar incidències en el control d’accessos, es pot fer un seguiment d’aquests enviaments per comprovar si els correus han estat correctament lliurats, oberts o si hi ha hagut problemes de lliurament.
Oferiu integració amb el servei de validació d’entrades?
Exyt-Acreditats està integrat amb el servei de validació Exyt-Events. També s’ofereixen integracions amb serveis de tercers via API.
Com es fa el seguiment d’assistents en temps real?
La plataforma Exyt-Acreditats està integrada amb el servei de validació d’entrades, de manera que podràs obtenir informes d’assistència i fer auditories d’accés en temps real, podent fins i tot conèixer dades com si han accedit o no, la data o l’hora.
Oferiu lloguer d’equips o material per a esdeveniments?
Disposem d’equips professionals per al seu lloguer, els mateixos que utilitzem nosaltres per donar servei als esdeveniments. Entre les múltiples opcions disponibles, podràs triar la que millor s’adapti a les teves necessitats. A més, tots els nostres equips es poden llogar amb el nostre programari d’accessos. Disposem de PDAs, lectors de codis de barres, impressores d’etiquetes, impressores de polseres o PCs.
