Sistema de registro de asistentes y acreditación para eventos
El sistema de acreditación para eventos permite gestionar de forma profesional el registro de asistentes, la emisión de acreditaciones y el control de acceso a diferentes áreas del evento.
En Exyt Control ofrecemos una solución tecnológica diseñada para facilitar la gestión de acreditaciones y el registro de asistentes en congresos, ferias, eventos corporativos y encuentros profesionales.
Contamos con un potente software de acreditaciones para eventos
Desde Exyt Control hemos desarrollado Exyt-Acreditados, un software a medida que se adapta a todo tipo de eventos y permite una flexibilidad total para ajustarnos a las necesidades únicas de tu evento.
Nuestra plataforma ofrece la posibilidad de obtener los datos de los asistentes mediante un registro online, enviar las entradas y gestionar el acceso, todo ello en un mismo proceso.
Además, permite centralizar todos los contactos de un evento y realizar un seguimiento de las fases de verificación de un asistente o gestionar el envío de acreditaciones. Pero eso no es todo, también se puede cambiar el estado, colectivo y añadir o eliminar contactos.
Tres formas de enviar acreditaciones de eventos
A la hora de organizar un evento, nos encontramos con la necesidad de llevar un control de los asistentes. Dependiendo del tipo de evento, tendremos tres formas de acreditarlos:
Plataforma online para un evento abierto
Cuando es un evento abierto y cualquier usuario puede obtener su entrada, lo más sencillo es hacer que registre sus datos en un formulario web.
Comunicación masiva al listado de invitados
Cuando se dispone de todos los datos de los invitados y únicamente hay que realizar una comunicación masiva, preparamos todo a través del listado de asistentes y realizamos el envío de las invitaciones.
Gestión manual de asistentes para trabajadores del evento y otros perfiles
Cuando se trata de un trabajador o cualquier otro colectivo que la organización del evento desee validar, es más fácil introducir los datos directamente en el panel de gestión de acreditados. Además de distintos tipos de colectivos (prensa, artistas, trabajadores, invitados…), también se pueden gestionar los pases de parking.
¿Cómo se gestionan las acreditaciones?
En todos los casos, se envía un correo electrónico al usuario para indicar el proceso de acceso que debe seguir a partir de ese momento. A veces, la acreditación va adjunta en el mismo correo o simplemente se comunica el punto habilitado en el recinto para completar el proceso.
1. Accesos
Gestionar el acceso al recinto de trabajadores, invitados, prensa o vehículos, entre otros.
2. Privilegios
Asignar diferentes privilegios y permisos de tránsito dentro del evento en función del rol del usuario.
3. Permisos
Autorizar a los diferentes responsables de departamento para revisar, aceptar, denegar o bloquear el acceso a las personas dadas de alta en la plataforma.
4. Mailing
Enviar por e-mail la documentación para acceder al recinto y realizar un seguimiento de los envíos, si los e-mails han sido correctamente entregados, han sido abiertos o se han producido problemas de entregabilidad.
Los datos de asistencia a tu evento en tiempo real
La plataforma Exyt-Acreditados está integrada con el servicio de validación de entradas, por lo que podrás obtener informes de asistencia y realizar auditorías de acceso en tiempo real, pudiendo incluso conocer datos como si han accedido o no, la fecha o la hora.
De esta manera, podemos enviar correos electrónicos a los asistentes una vez completado el evento para recordar, agradecer o animar a realizar alguna acción adicional.
Todo está almacenado en la nube permitiendo acceder a la información en cualquier momento desde cualquier dispositivo.
¿Necesitas alquilar equipos o material para tu evento?
FAQs
Conoce todos los detalles y resuelve tus dudas sobre nuestro sistema de acreditación y registro de asistentes para eventos.
¿Qué ofrece el sistema de acreditación y registro de asistentes?
Ofrecemos soluciones profesionales para organizadores de eventos con las que gestionar las inscripciones, el sistema de acreditación y el registro de asistentes en eventos sin complicaciones y mejorando la experiencia de los asistentes.
¿Cómo funciona el software de acreditaciones?
¿Cuáles son las diferentes formas de enviar acreditaciones para eventos?
Dependiendo del tipo de evento, tendremos tres formas de acreditarlos y hacer llegar las acreditaciones en PDF y vía email: plataforma online para un evento abierto, comunicación masiva al listado de invitados o gestión manual de asistentes para trabajadores del evento y otros perfiles.
¿Cómo se gestionan los accesos y permisos dentro del evento?
A través de nuestra plataforma Exyt-Acreditados, se pueden asignar diferentes privilegios y permisos de tránsito dentro del evento en función del rol del usuario, así como autorizar a los diferentes responsables de departamento para revisar, aceptar, denegar o bloquear el acceso a las personas dadas de alta en la plataforma. Exyt-Acreditados está integrado con Exyt-Events para poder realizar una validación de acreditaciones profesional.
¿Cómo se realiza el seguimiento de los envíos de acreditaciones y comunicaciones por correo electrónico?
Cuando se acredita asistentes, se envía un correo electrónico al usuario para enviar la acreditación adjunta o simplemente se comunica el punto habilitado en el recinto para completar el proceso. Con el objetivo de minimizar el número de incidencias en el control de accesos, se puede realizar un seguimiento de estos envíos, si los e-mails han sido correctamente entregados, han sido abiertos o se han producido problemas de entregabilidad.
¿Ofrecéis integración con el servicio de validación de entradas?
¿Cómo se realiza el seguimiento de asistentes en tiempo real?
La plataforma Exyt-Acreditados está integrada con el servicio de validación de entradas, por lo que podrás obtener informes de asistencia y realizar auditorías de acceso en tiempo real, pudiendo incluso conocer datos como si han accedido o no, la fecha o la hora.
¿Ofrecéis alquiler de equipos o material para eventos?
Disponemos de equipos profesionales para su alquiler, son los mismos que usamos nosotros para dar servicio en los eventos. Así, entre las múltiples opciones que tenemos, podrás elegir la que mejor se adapte a tus necesidades. Además, todos nuestros equipos cuentan con la posibilidad de alquilarse con nuestro software de accesos. Entre ellos, disponemos de PDAs, lectores de códigos de barras, impresoras de etiquetas, impresoras de pulseras o PCs.
