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Licüid: Un salto cualitativo en la gestión de los eventos educativos

por Exyt Control /

Evento graduación EAE Wanda

En nuestro país, los actos de graduación han ido cobrando fuerza en los últimos años. Sin embargo, tienden a ser muy protocolarizados, extensos y en los que no se aplica la originalidad. Sin embargo, el mercado de la enseñanza se encuentra en alza y demanda soluciones adaptadas a la situación actual. Por ello, la tecnología pasa a tener un papel fundamental, pues dota de las herramientas necesarias para ser eficaces, eficientes y garantizar resultados óptimos.

Aquí es donde entra en juego Licüid, la agencia más potente y especializada en el sector de la educación de la actualidad. Desde su experiencia y larga trayectoria en marketing experiencial, pretenden dar un giro a estos eventos para lograr que sean más dinámicos, frescos y eficientes. Todo ello, centrándose en la experiencia del estudiante y facilitando la organización del acto al centro educativo.

La alianza entre Licüid y Exyt Control ha permitido que el cambio en la celebración de este tipo de eventos sea ya una realidad. Se han introducido innovaciones punteras que están dando paso a nuevas formas de llevar a cabo, no solo las distintas celebraciones, sino el trabajo que las hace posible.

En Exyt Control somos líderes en la implantación de soluciones integrales de emisión, validación de entradas y control de accesos en todo tipo de eventos, especialmente en los de gran formato. Nos encargamos de desarrollar desde el Save the Date hasta el acceso final. Además, esto aportará grandes beneficios para el cliente/anfitrión, como pueden ser la integración completa de la solución en el evento o un enlace seguro con las bases de datos del centro.

Junto a Licüid y, teniendo en cuenta las necesidades de los eventos educativos, hemos desarrollado una potente herramienta que permite gestionar la secretaría técnica de estos actos, dejando atrás los inconvenientes que se dan de forma habitual.

Ejemplo de ello es que contamos con una solución contactless basada en una potente plataforma de registro, Acreditados, que coordina el acceso de los estudiantes y sus acompañantes a través de un código QR que pueden llevar en el móvil. Así, dejando atrás la impresión en papel, conseguimos ser más eficientes y sostenibles, e incluso contribuimos al ahorro de costes significativos.

¿Qué es Acreditados? Se trata de una plataforma integrada con el servicio de validación de entradas, lo que permite generar informes de asistencia en tiempo real y realizar una auditoría de acceso. Además, al quedar almacenados todos los datos en la nube, se puede acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

Nuestras aportaciones se pueden resumir en que controlamos todo el flujo de secretaría técnica, lo que ofrece ventajas como:

  • Desarrollamos la web de información del acto de graduación
  • Lanzamos la plataforma de registro con posibilidad de vinculación a la base de datos
  • Enviamos comunicaciones Save the Date, así como información relevante vía e-mail a los estudiantes que se encuentren en la base de datos
  • Realizamos la confirmación de asistencia, la petición de entradas para los acompañantes e incluso el envío de las mismas
  • Seating plan
  • Control de acceso contactless en el espacio elegido para la celebración
  • Operativas avanzadas como el Libro Madre

El Libro Madre es una de nuestras grandes innovaciones, un servicio pionero que aporta grandes resultados. Pero, ¿de qué se trata? Se trata de una plataforma que permite conocer en tiempo real el conteo de asistentes a un evento. Gracias a él, se controla el aforo y permite que se puedan tomar decisiones sobre la marcha.

 

El proceso: Cómo llevamos a cabo un evento educativo

Para un correcto desarrollo de actos como las graduaciones, es imprescindible realizar una serie de acciones previas, durante y post-evento. Todo ello de forma organizada y meticulosa, tomando como base soluciones tecnológicas que reducirán al mínimo los márgenes de error.

Acciones previas al evento

Todas las fases de un evento son importantes, sin embargo, es en el pre-evento donde se llevan a cabo las acciones necesarias para que el acto se desarrolle con normalidad. Digamos que son los cimientos sobre los que se va a construir el acto, la base y pilar fundamental. Pero, ¿cuáles son esas acciones?

  1. Habilitar la web del evento

Se comenzará por la contratación del dominio y, a partir de ahí, configuramos los registros DNS, aplicamos el diseño marcado por el cliente y establecemos las FAQ. Asimismo, la web llevará incorporado un formulario de registro y, para asegurarnos de que solo se registran aquellos que realmente pueden asistir al acto, se realiza una integración con la entidad educativa. Gracias a esto, obtendremos un listado de usuarios válidos con su e-mail y los actos a los que tienen permitido asistir.

  1. Fase de flujo de registro

Consta de cuatro pasos:

Comunicación Save the Date a todos los posibles asistentes desde la cuenta del evento, especificando datos de interés como las fechas de los actos.

2º Se facilita la web a través de la que los estudiantes podrán identificarse y confirmar su asistencia y la de sus acompañantes.

3º Se emite un e-mail donde se confirma el registro de los asistentes.

4º Se atienden incidencias como: error en en la escritura del nombre/apellidos, error al seleccionar el grado, problemas en el registro, problemas en la recepción de comunicaciones u otros.

Es interesante recalcar que, dos semanas antes del evento, se cerrará el registro y toda la información se volcará en la base de datos del cliente, lo que le permitirá proceder a la distribución de asientos de los asistentes. Una vez completado el seating, estará toda la información actualizada en el servicio de acreditaciones para comenzar con el envío de las entradas.

Además, durante este proceso, se activan dos servicios muy importantes y de gran relevancia, especialmente para este tipo de actos:

  • Informes en tiempo real: El organizador dispone en todo momento de losdatos de registro, con lo que podrá controlar el desarrollo del acto e incluso tomar decisiones sobre la marcha.
  • Helpdesk: Se habilita un servicio de atención al estudiante para la resolución de incidencias y dudas, lo que aporta un canal de comunicación y facilita la resolución de problemas al centro educativo.

 

Acciones durante el evento

Lo primordial en el día que se desarrolla el acto es el control de accesos. Teniendo en cuenta las necesidades del recinto y del propio evento, se programa un número determinado de PDA para controlar que los estudiantes y sus acompañantes disponen de una entrada y acceden por donde les corresponde. A medida que se van validando los accesos, se genera un orden de asiento con los datos del estudiante y se emite un informe en tiempo real que indica el número de personas que van entrando al recinto.

Y es aquí donde entra en juego el Libro Madre, documento en el que quedarán reflejados todos los alumnos que se gradúan y han validado su acceso al evento. Este Libro se crea al cruzar el listado que incluye los nombres de los estudiantes registrados y ordenados según el número de asiento asignado, con las lecturas a tiempo real de las PDA que validan los accesos.

Esto nos aleja del tradicional listado de estudiantes, el cual se entregaba en versión impresa al maestro de ceremonias y donde figuraba el total de los graduados, independientemente de si asistían o no al acto. Ahora, lo hacemos por medio de una tablet en la que se visualiza un informe online que se mantiene en constante actualización. Así, el conductor de la graduación leerá únicamente los nombres de los estudiantes que hayan accedido al evento.

Adicionalmente, para dar soporte ante incidencias o contratiempos que puedan surgir en el momento de la celebración, instalamos un mostrador de atención al estudiante. Asimismo, la intención es que el centro educativo pueda tener otro medio sobre el que apoyarse para gestionar el acto.

Acciones después del evento

Finalmente, el proceso de registro en la web queda cerrado, quedando la misma como medio para publicación de fotografías del evento. Además, para que la experiencia de los asistentes sea completa y, con el objetivo de mantener ese dinamismo y originalidad, se podrá realizar el envío de agradecimientos vía e-mail.

 

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Por muy protocolarizado que sea un evento, siempre existen medios para dinamizarlo y crear una experiencia inolvidable para los asistentes. En casos como los actos de graduación u otros eventos del ámbito educativo, la formación de una secretaría técnica es fundamental para garantizar el óptimo desarrollo de los mismos y que, tanto los estudiantes como la universidad, perciban el apoyo y soporte que les brindamos.

Por ese motivo, hemos creado esta herramienta de la mano de nuestro partner Licüid, a través de la cual se integra el registro autenticado, el control de accesos, la secretaría técnica y el control de asistencia. Todo ello, con la finalidad de garantizar el éxito de los eventos del sector educativo.

La Ceremonia de Graduación de los alumnos de la EAE Business School 2022, la Ceremonia de Graduación de la Roma Business School 2022 o la Ceremonia de Graduación de la Universidad Europea de Madrid, Valencia y Tenerife 2022 son algunos de los eventos desarrollados con éxito en los que hemos trabajado con Licüid.

 

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