CCME 2022: Un brand experience para despedir el verano por todo lo alto

Es innegable que Coca-Cola es una marca con un éxito arrollador a nivel mundial y, un festival producto de esta no iba a ser menos.

El Coca-Cola Music Experience abrió sus puertas por primera vez en 2011, con el objetivo de crear un punto de encuentro entre el público más joven y la música. A lo largo de los años, el crecimiento ha sido tal, que se cambió de espacio y se añadió un día más a la experiencia.

El espectáculo, que ha llegado a coronarse como el mayor festival fandom que se celebra en España, ha contado con artistas de renombre internacional como Aitana, Bizarrap, Måneskin, Manuel Turizo, Sebastián Yatra o Tini.

Pero, ¿qué hace falta para llevar a cabo un festival de este calibre?

Más de 50.000 asistentes, ¿cómo controlar el acceso masivo de personas?

En 2022, el Coca-Cola Music Experience ha contado con dos jornadas de doce horas en las que han entrado unas 25.000 personas cada día. Para que sea posible efectuar un festival de esta envergadura, es necesario realizar un estricto control del acceso. ¿Cómo?

La validación de entradas para el control de accesos es el gran aliado de los organizadores, pues permite controlar de forma fiable las entradas y, además, ayuda a conocer en tiempo real el número de asistentes. Todo ello, por medio de la aplicación Exyt-Events y, contando con el despliegue de equipos necesario.

Los validadores, servidos de PDA y haciendo uso del código QR adjunto en las entradas, comprobaban en los distintos puntos de acceso al recinto la veracidad y validez de las mismas. La plataforma, que permite tener un control en vivo del nivel de validación, detecta incluso entradas:

• Repetidas
• No válidas
• Falsificaciones

En caso de localizar alguna entrada que haya presentado error o sospecha de ser fraudulenta, el puesto de incidencias comprobaba en el momento cada caso, verificando en la aplicación la procedencia y recorrido de esta. Una vez pasado el filtro de validación, se permitía el acceso y se colocaba la pulsera a los asistentes.

Además, la validación de entradas se complementa con el control de accesos al recinto. Gracias a las pulseras NFC, con un gesto tan sencillo como el contacto entre pulsera y PDA, se podía registrar la entrada o salida de los asistentes.

Un intercambio de datos realmente fácil que se convierte en una ventaja que permite a los organizadores ceñirse a los límites de aforo establecidos y conocer en directo el número de personas que se encuentran en las instalaciones, todo ello gracias a la disponibilidad de informes y datos en tiempo real.

¿Qué es Exyt-Events? Se trata de una aplicación que permite unificar todos los canales de venta en una única plataforma desde la que se podrá validar y controlar, de forma ágil y segura, todos los accesos al evento. Esta solución ofrece la posibilidad de gestionar simultáneamente diferentes recintos, espacios, formatos y tipologías de entrada.

Gestión de accesos: Abiertos para todos los públicos

En el Coca-Cola Music Experience, no solo existía el acceso para el público general, el cual debía comprar las entradas para poder disfrutar del festival, sino que había otros colectivos más allá de los típicamente conocidos.

El personal que trabajó en el pre-evento, durante y post-evento es uno de ellos. Es lógico que no se ciñan al mismo procedimiento que el público, pues requiere especificaciones para su acceso. Para atender a estas, el conocimiento de las empresas participantes es esencial, así como de las labores y trabajadores que las desempeñan.

Una vez recopilada la información laboral y para proporcionarles el acceso necesario, a través de la plataforma Acreditados de Exyt, se segmentaba en función del grupo que le correspondía. Pero, ¿qué grupos existían para estructurar el acceso de los acreditados? En el festival del año 2022 podíamos encontrar algunos como:

• Auxiliares
• Técnicos
• Prensa
• Artistas

Otro de los colectivos a destacar eran aquellos que venían por medio de invitaciones, estas se repartían y tenían derecho a disfrutar del festival como público. Algunos de estos acudían con las mismas condiciones que el público general y otros como asistentes VIP. Estos últimos contaban con privilegios como: acceso exclusivo parking, área privada o consumiciones.

Asimismo, la gestión de Exyt no se limitaba a la identificación de personas, sino también la de los vehículos de los autorizados o los asistentes VIP.

En todos los casos, en el procedimiento de acreditación se envía un correo electrónico a los asistentes para facilitarles datos como el acceso o la propia acreditación adjunta. Además, gracias a la plataforma Acreditados, la gestión de todos estos colectivos es muy sencilla porque permite:

1. Gestionar el acceso al recinto de los trabajadores, invitados, prensa y vehículos.
2. Asignar distintos privilegios de tránsito dentro del recinto.
3. Autorizar a diferentes responsables para revisar, aceptar, denegar o bloquear el acceso a las personas dadas de alta en la plataforma.
4. Enviar correos electrónicos con toda la documentación necesaria para acceder al recinto y realizar seguimiento de estos.

Por último, gracias a la facilidad de realizar la auditoría de acceso, se pudieron conocer datos de acceso de los trabajadores en tiempo real. Esto permitió llevar a cabo un control mucho más exhaustivo, algo imprescindible en eventos de gran nivel de asistencia.

Los menores, un público al que hay que prestar especial atención

El Coca-Cola Music Experience es un festival en el que no solo está permitida la entrada a menores, sino que es un público al que se tiene muy en cuenta para la organización del mismo. Tanto es así, que se han tomado medidas y se han cuidado todos los detalles para protegerlos al máximo.

Los menores de 14 años, tenían que acudir al evento acompañados de un adulto. El público por encima de esta edad podía acceder sin compañía gracias al ambiente favorable. Por otro lado, todos los asistentes al evento tenían que realizar un registro tras adquirir su entrada pero la particularidad de los menores es que estaban asociados a un responsable mayor de edad. Por lo que, de ocurrir algún incidente, todos ellos estarían controlados y sería fácil la localización de su familiar o responsable.

Además, teniendo en cuenta que es un festival al que también acceden adultos y, en consecuencia, se venden bebidas no aptas para el consumo de menores, se propuso una alternativa que protegiera a estos últimos.

La idea fue crear pulseras para aquellos con edades inferiores a los 18 años, para que fueran fácilmente identificables para el personal de barra y así evitar el acceso a las zonas de adultos y la venta de bebidas espirituosas. Las características de estas pulseras eran:

• Pulsera de tela ajustable con cierre de seguridad.
• Minitag de plástico con apariencia distinta gracias al color y a una ilustración que identificaba la minoría de edad.
• Sistema de pago cashless NFC.
• Acceso a la información de contacto del menor por parte del personal de seguridad.

Lo que está claro es que este no es un festival en el que los menores sean vistos como un problema a evitar, sino que se les trata como a cualquier otro asistente y, para que su experiencia sea óptima, se hacen las adaptaciones correspondientes.

Un festival sin tarjetas ni efectivo: La era del cashless

Ya son muchos los eventos, especialmente festivales, los que deciden contar con el sistema cashless NFC para facilitar el pago durante su celebración. Es indudable que este método supone una mejora y posibilita una experiencia más cómoda para los asistentes, olvidándose de manipular efectivo, tarjetas e incluso sus smartphones. Las pulseras se convierten en un todo en uno, unificando el acceso al evento, la recarga de saldo y el consumo en el recinto.

En el caso del Coca-Cola Music Experience, después del proceso de validación de las entradas, se daba a cada uno de los asistentes una pulsera provista de la tecnología inalámbrica NFC, que permitía un intercambio de datos entre los dispositivos y la pulsera, con el objetivo de facilitar el consumo dentro del recinto.

Gracias a esto, el público podía dirigirse a los distintos puestos de comida y bebida para consumir y efectuar el pago haciendo uso únicamente de su pulsera. El momento del pago era tan fácil y rápido como acercar la pulsera al dispositivo PDA.

Pero, ¿cómo tenía saldo esa pulsera? Los asistentes contaban con la opción de recargarla yendo a los puestos cashless que se encontraban dentro del recinto y hacer el cargo de dinero con efectivo o tarjeta. Este proceso podía hacerse tantas veces como necesitaran los consumidores e incluso tenían la posibilidad de solicitar la devolución del saldo no consumido.

Pero el cashless tiene ventajas más allá, ventajas de las cuales los organizadores se pueden beneficiar. Gracias al uso de las herramientas adecuadas, se simplifica el proceso y se eliminan las posibilidades de fraude a nivel externo, lo que permite controlar el flujo monetario en tiempo real, y a nivel interno, reduciendo el fraude que pueda derivar del personal. Además, se rompe con barreras como la conectividad, pues el sistema puede funcionar al margen de esta.

La posibilidad de obtener datos sobre este servicio, brinda la oportunidad de conocer los puntos fuertes y débiles, lo que será un precedente para ediciones futuras con la intención de apostar por una mejora año tras año y una optimización de los recursos. Esta innovación ha supuesto un salto cualitativo en la gestión interna y el servicio al usuario.

Exyt, un partner digital desde la compra de entradas hasta el cierre del evento

Tras dos días de música, dos jornadas de doce horas non-stop, el Coca-Cola Music Experience se ha posicionado como uno de los planes de ocio familiar favoritos para despedir el verano.

Hay muchos elementos que son parte imprescindible para mantener el éxito, la innovación y la expectación, como es el recinto, la organización, el personal técnico o los propios artistas. Pero hay otros servicios clave para que el festival se desarrolle según lo previsto: la validación de entradas, el control de aforo, la acreditación, el control y registro de menores o el pago por cashless.