Licüid: Un salt qualitatiu en la gestió dels esdeveniments educatius

Al nostre país, els actes de graduació han anat cobrant força en els darrers anys. Tanmateix, tendeixen a ser molt protocol·litzats, extensos i en què no s’aplica l’originalitat. Tot i això, el mercat de l’ensenyament es troba en alça i demanda solucions adaptades a la situació actual. Per això, la tecnologia passa a tenir un paper fonamental, ja que dota de les eines necessàries per a ser eficaços, eficients i garantir resultats òptims.

Aquí és on entra en joc Licüid, actualment l’agència més potent i especialitzada al sector de l’educació. Des de la seva experiència i una llarga trajectòria en màrqueting experiencial, pretenen fer un gir a aquests esdeveniments per aconseguir que siguin més dinàmics, frescos i eficients. Tot això, centrant-se en l’experiència de l’estudiant i facilitant l’organització de l’acte al centre educatiu.

L’aliança entre Licüid i Exyt Control ha permès que el canvi en la celebració d’aquest tipus d’esdeveniments ja sigui una realitat. S’han introduït innovacions capdavanteres que estan donant pas a noves maneres de dur a terme, no només les diferents celebracions, sinó la feina que les fa possible.

A Exyt Control som líders en la implantació de solucions integrals d’emissió, validació d’entrades i control d’accessos a tot tipus d’esdeveniments, especialment als de gran format. Ens encarreguem de desenvolupar des del Save the Date fins a l’accés final. A més, això aportarà grans beneficis per al client/amfitrió, com poden ser la integració completa de la solució a l’esdeveniment o un enllaç segur amb les bases de dades del centre.

Al costat de Licüid i, tenint en compte les necessitats dels esdeveniments educatius, hem desenvolupat una eina potent que permet gestionar la secretaria tècnica d’aquests actes, deixant enrere els inconvenients que es donen de forma habitual.

Un exemple és que comptem amb una solució contactless basada en una potent plataforma de registre, Acreditados, que coordina l’accés dels estudiants i els seus acompanyants a través d’un codi QR que poden portar al mòbil. Així, deixant enrere la impressió en paper, aconseguim ser més eficients i sostenibles, i fins i tot contribuïm a estalviar costos significatius.

Què és Acreditados? Es tracta d’una plataforma integrada amb el servei de validació d’entrades, cosa que permet generar informes d’assistència en temps real i fer una auditoria d’accés. A més, en quedar totes les dades emmagatzemades al núvol, es pot accedir a la informació en qualsevol moment i des de qualsevol dispositiu.

Les nostres aportacions es poden resumir en què controlem tot el flux de secretaria tècnica, cosa que ofereix avantatges com:

• Desenvolupem la web d’informació de l’acte de graduació
• Llancem la plataforma de registre amb possibilitat de vinculació a la base de dades
• Enviem comunicacions Save the Date, així com informació rellevant via e-mail als estudiants que es trobin a la base de dades
• Realitzem la confirmació d’assistència, la petició d’entrades per als acompanyants i fins i tot el seu enviament
• Seating plan
• Control d’accés contactless a l’espai escollit per a la celebració
• Operatives avançades com el Llibre Mare

El Llibre Mare és una de les nostres grans innovacions, un servei pioner que aporta grans resultats. Però, de què es tracta? És una plataforma que permet conèixer en temps real el recompte d’assistents a un esdeveniment. Gràcies a ell, es controla l’aforament i permet que es puguin prendre decisions sobre la marxa.

El procés: Com duem a terme un esdeveniment educatiu

Per a un desenvolupament correcte d’actes com les graduacions, és imprescindible realitzar una sèrie d’accions prèvies, durant i post-esdeveniment. Tot això de manera organitzada i meticulosa, prenent com a base solucions tecnològiques que reduiran al mínim els marges d’error.

Accions prèvies a l’esdeveniment

Totes les fases d’un esdeveniment són importants, però és al pre-esdeveniment on es duen a terme les accions necessàries perquè l’acte es desenvolupi amb normalitat. Diguem que són els fonaments sobre els quals es construirà l’acte, la base i el pilar fonamental. Però, quines són aquestes accions?

1. Habilitar la web de l’esdeveniment

Es començarà per la contractació del domini i, a partir d´aquí, configurem els registres DNS, apliquem el disseny marcat pel client i establim les FAQ. Així mateix, la web portarà incorporat un formulari de registre i, per assegurar-nos que només es registren aquells que realment poden assistir a lacte, es realitza una integració amb l’entitat educativa. Gràcies a això, obtindrem un llistat d’usuaris vàlids amb el seu e-mail i els actes als quals tenen permès assistir.

2. Fase de flux del registre

Consta de quatre passos:

1º Comunicació Save the Date a tots els possibles assistents des del compte de l’esdeveniment, especificant dades d’interès com ara les dates dels actes.

2º Es facilita la web a través de la qual els estudiants podran identificar-se i confirmar la seva assistència i la dels acompanyants.

3º S’emet un correu electrònic on es confirma el registre dels assistents.

4º S’atenen incidències com: error a l’escriptura del nom/cognoms, error en seleccionar el grau, problemes al registre, problemes a la recepció de comunicacions o altres.

És interessant recalcar que, dues setmanes abans de l’esdeveniment, es tancarà el registre i tota la informació es bolcarà a la base de dades del client, cosa que li permetrà procedir a la distribució dels seients dels assistents. Un cop completat el seating, tota la informació estarà actualitzada al servei d’acreditacions per poder començar amb l’enviament de les entrades.

A més, durant aquest procés s’activen dos serveis molt importants i de gran rellevància, especialment per a aquest tipus d’actes:

• Informes en temps real: L’organitzador disposa en tot moment de les dades de registre, de manera que podrà controlar el desenvolupament de l’acte i fins i tot prendre decisions sobre la marxa
• Helpdesk: S’habilita un servei d’atenció a l’estudiant per a la resolució d’incidències i dubtes, aportant així un canal de comunicació i facilitant la resolució de problemes al centre educatiu.

Accions durant l’esdeveniment

El més important el dia que es desenvolupa l’acte és el control d’accessos. Tenint en compte les necessitats del recinte i del mateix esdeveniment, es programa un número determinat de dispositius PDA per controlar que els estudiants i els seus acompanyants disposen d’una entrada i hi accedeixen per on els correspon. A mesura que es van validant els accessos, es genera un ordre de seient amb les dades de l’estudiant i s’emet un informe a temps real que indica el nombre de persones que van entrant al recinte.

I és aquí on entra en joc el Llibre Mare, document en què quedaran reflectits tots els alumnes que es graduen i han validat l’accés a l’esdeveniment. Aquest Llibre es crea en creuar el llistat que inclou els noms dels estudiants registrats i ordenats segons el número de seient assignat, amb les lectures a temps real de les PDA que validen els accessos.

Això ens allunya del tradicional llistat d’estudiants, el qual es lliurava en versió impresa al mestre de cerimònies i on figurava el total dels graduats, independentment de si assistien o no a l’acte. Ara, ho fem per mitjà d’una tauleta on es visualitza un informe en línia que es manté en constant actualització. Així, el conductor de la graduació llegirà només els noms dels estudiants que hagin accedit a l’esdeveniment.

Addicionalment, per donar suport davant d’incidències o contratemps que puguin sorgir en el moment de la celebració, instal·lem un taulell d’atenció a l’estudiant. Així mateix, la intenció és que el centre educatiu pugui tenir un altre mitjà en què recolzar-se per gestionar l’acte.

Accions posteriors a l’acte

Finalment, el procés de registre a la web queda tancat, quedant la web com a mitjà per a la publicació de fotografies de l’esdeveniment. A més, perquè l’experiència dels assistents sigui completa i, amb l’objectiu de mantenir aquest dinamisme i originalitat, es podrà fer l’enviament d’agraïments per correu electrònic.

Si voleu celebrar un esdeveniment educatiu, això us interessa

Per molt protocol·litzat que estigui un esdeveniment, sempre hi ha mitjans per dinamitzar-lo i crear una experiència inoblidable per als assistents. En casos com els actes de graduació o altres esdeveniments de l’àmbit educatiu, la formació d’una secretaria tècnica és fonamental per garantir-ne l’òptim desenvolupament i que, tant els estudiants com la universitat, percebin el suport que els brindem.

Per aquest motiu, hem creat aquesta eina de la mà del nostre partner Licüid, amb la qual s’integra el registre autenticat, el control d’accessos, la secretaria tècnica i el control d’assistència. Tot això, amb la finalitat de garantir l’èxit dels esdeveniments del sector educatiu.

La Cerimònia de Graduació dels alumnes de l’EAE Business School 2022, la Cerimònia de Graduació de la Roma Business School 2022 o la Cerimònia de Graduació de la Universitat Europea de Madrid, València i Tenerife 2022 són alguns dels esdeveniments desenvolupats amb èxit on hem treballat amb Licüid.

Explica’ns el teu projecte i trobaràs les millors solucions digitals per posar-ho en marxa.

Parlem? (+34) 686 131 421 / oficina@exyt.es