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7 Tips para elegir a tu proveedor de Control de Accesos

por Exyt Control /

control de accesos seguro para eventos corporativos

7 Tips para elegir al proveedor de control de accesos para tu evento

 

La importancia del Servicio de Control de Accesos

A la hora de diseñar y organizar un evento se deben tener en cuenta multitud de variables. En casi todos, especialmente los que tienen una gran afluencia de público, el servicio de control de accesos se convierte en una parte esencial del evento, ya que puede determinar su éxito o fracaso, y valga señalar que también puede darnos muchos problemas de seguridad.

En algunos casos, cada vez menos frecuentes, el control de accesos es un servicio que, aunque se tiene en cuenta, no se le da la relevancia que amerita. Por este motivo se acaban contratando sistemas económicos que no cumplen a cabalidad con los requerimientos del evento.

Un buen servicio de control de accesos nos va a ayudar a crear una buena experiencia de usuario. Un objetivo esencial en el que se concentran los organizadores de eventos a la hora de crearlo.

Si el asistente no tiene una buena experiencia en el evento, no conseguiremos las metas que nos hemos propuesto y la comunicación no será óptima. No estaremos transmitiendo lo que realmente deseamos.

 

control de accesos para macroeventos deportivos

Aquí planteamos la siguiente reflexión:

¿Qué te preocupa de tu evento?

 

Seguro serán muchas cosas. Algunas de ellas:

• Alcanzar la asistencia deseada

• Que todo funcione correctamente

• Conseguir los objetivos marcados

• Crear una buena experiencia de usuario

 

El control de accesos es algo que, cuando funciona bien, puedes despreocuparte por completo para concentrarte en lo que realmente debes hacer como organizador: Coordinar tu evento. Lo que solo puedes hacer si cuentas con un buen servicio.

 

¿Cómo elegir un buen proveedor de control de accesos?

Has contactado con algunas empresas que parece que trabajan bien, pero tienes que decantarte por alguna y no sabes cómo elegirla.

Cuando tengas una reunión con un proveedor de control de accesos, presta atención a las siguientes señales para poder evaluar si es el más adecuado. Pues, en definitiva, se convertirá en un brazo más de tu organización en el que delegarás la no poca responsabilidad de la gestión de la entrada del público al evento, que como ya señalamos es un aspecto crítico que puede determinar su éxito o fracaso.

Cabe puntualizar que aunque en todo evento hay imprevistos, lo más importante es contar con el equipo profesional adecuado para solucionarlos.

 

Claves que pueden ayudarte a tomar la mejor decisión

 

1. Preocupación por las necesidades reales del cliente

Parece algo obvio, pero no siempre nos preocupamos por las necesidades del cliente. Cuántas veces nos ponemos a explicar todo lo que hacemos, lo maravilloso que somos y nuestra gran trayectoria sin realizar escucha activa de lo que en realidad necesita el cliente. Seguro que os ha pasado con más de un proveedor.

evita la falsificación de entradas

Lo primero que hará un buen controlador de accesos será preguntarte qué es lo que te preocupa de tu evento:

  • La falsificación de entradas
  • Las colas
  • La fiabilidad del servicio
  • La conectividad
  • Los flujos de entrada y salida

 

Una vez que el proveedor descubre cuáles son las preocupaciones principales del organizador del evento, también puede detectar cuáles son sus necesidades reales.

Con esta base ofrecerá el servicio que se adapte a ellas de una manera lógica, flexible y lo más simplificada posible. Porque se trata de dar un buen servicio pero, sobretodo, de ayudar al cliente.

No le ofrecerá algo que a priori es muy tecnológico y avanzado si no cubre las necesidades más importantes y en cambio cubre otras que son secundarias.

 

2. Planificación

Otra manera de reconocer a un buen proveedor de control de accesos es si hace muchas preguntas sobre la planificación.

Esto nos muestra que se integra en la organización del evento, que es un colaborador más y que se interesa por cómo se gestiona todo para ayudar de la mejor manera posible. En resumen, que soluciona problemas o, que al menos, aporta sugerencias, lo que es de gran valor.

Para ello es necesario conocer datos como la previsión de público esperada, los flujos de entrada y salida de público, número de asistentes, complejidad del evento, entre otros.

Cuanto más preguntas nos haga sobre este aspecto, más información tendrá y, por tanto, su propuesta será mucho mejor porque ha tenido todo en cuenta. No se les escapará detalle.

Poneos en su lugar y pensad en lo que sería un buen briefing de un cliente. Cuanta más información recopiláis, mejor podréis preparar el evento.

 

3. Dimensionado

Planifica el control de acceso y salida del público a eventos para evitar largas colas

El dimensionado es la parte más importante de la planificación. Para ello hay que tener en cuenta las características del recinto y los recursos de que disponemos, es decir, cuánto personal y cuántos dispositivos tenemos.

 

 

En una anterior entrada de nuestro blog hemos profundizado en detalle sobre este aspecto. Conoce más sobre el dimensionado en “Pilares básicos para evitar colas de acceso a tu evento”.

 

Hay ciertos criterios a valorar cuando estamos cuantificando las necesidades para un evento y es importante confiar en nuestro proveedor de control de accesos para ello, como:

 

  • Si es numerado o no
  • Con intercambio de pulseras
  • Control de entrada y salida, o solo de entrada
  • Flujos de entrada y salida que genera el público

 

Teniendo en cuenta todos estos aspectos, el dimensionado será mucho más correcto y ajustado, por lo que las posibilidades de error se reducen considerablemente.

 

4. Experiencia y conocimiento del sector

Desde luego la experiencia es importante pero el conocimiento del sector de los eventos es esencial.

Hay empresas muy buenas que se dedican al control de accesos, pero no lo hacen para eventos, sino para edificios. Las particularidades de este sector, con todos los detalles a tener en cuenta, hace que quizá no estén acostumbrados a considerar todas las variables que influyen en un evento y se les pueden escapar algunas cosas. Esto no quiere decir que no lo puedan hacer bien, pero es algo a tener muy en cuenta.

Se nota mucho cuando un proveedor tiene experiencia y conoce bien el ámbito en el que se desenvuelve porque te ofrece soluciones a problemas que ni sabías que existían o que no te habías planteado.

 

5. Sistema a utilizar

No hace falta que te den demasiadas explicaciones técnicas del sistema que se va a utilizar para la gestión del control de accesos de tu evento, porque quizás las desconozcas. Si le dan demasiada importancia a este aspecto, puede ser una señal de que quizás te estén intentando colar algo que realmente no necesitas. Pero sí es necesario conocer, al menos de manera básica, qué tipo de sistema se va a usar.

Preguntas elementales: ¿Se utilizarán PDA’s? ¿Qué tipo de conectividad tendrán? ¿Usarán red inalámbrica?

Conoce más sobre cómo seguir adelante con el servicio de control de accesos sin Internet.

 

6. Flexible, integrable y escalable

Otro aspecto a tener en cuenta es la flexibilidad del sistema, si es escalable e integrable. Esto va a ser de gran ayuda porque nos va a facilitar mucho las gestiones con las ticketeras, por ejemplo. Si se integran los diferentes servicios de venta con un único proveedor de control, la operativa se simplificará significativamente.

Un sistema escalable significa que es adaptable, lo que nos va ahorrar costes cuando tengamos que hacer modificaciones. Digamos que estos tres aspectos nos facilitan la organización y además nos ayudan a economizar.

 

7. Es asesor y consultor en el servicio de control de accesos

Esto es algo que le da mucho valor a un proveedor de control de accesos. El organizador sabe cuáles son sus necesidades y qué le preocupa, pero tiene muchas dudas de cuál es la mejor manera de enfocar la operativa.

Un servicio de asesoría y/o consultoría le va a ser de gran ayuda para elegir las opciones más adecuadas para su evento.

 

control de accesos sin internet

Además de los 7 puntos anteriores, ten en cuenta otros aspectos que te puede ayudar a seleccionar a tu proveedor de control de accesos:

• Si realiza informes a medida

• La capacidad de funcionar sin conexión a Internet y la calidad del servicio cuando esto ocurre

• Si gestiona completamente todo el servicio y no deriva ninguna parte a un tercero

• Si la operativa del evento es simple, ofrecerá buenos equipos y facilidad a la hora de utilizarlos, con soporte remoto

 

Recuerda, el control de accesos de tu evento amerita manos expertas.

 

Cuenta con Exyt Control como tu proveedor de confianza para tu próximo evento

Para nosotros, la atención personalizada al cliente es nuestra máxima prioridad y su satisfacción, nuestro objetivo. Queremos saber qué le preocupa al cliente. De esta manera detectamos sus necesidades reales y le ofrecemos las soluciones adecuadas, sin extras que lo único que hacen es encarecer el producto final, cuando no hace ninguna falta.

Simplificamos la operativa al máximo, ayudando a la organización del evento.

Somos expertos en el sector de eventos, especialmente en la gestión del control de accesos de macroeventos. Más de 25 años de experiencia avalan nuestra trayectoria. Conocemos bien todos los problemas que se pueden dar y las soluciones para ello. Esto nos permite realizar una buena planificación y dimensionado. De esta manera tenemos un alto control sobre el servicio.

Si tienes dudas sobre cómo enfocar la operativa de tu próximo evento, contacta con nosotros y las resolveremos.

 

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