Pilares básicos para evitar colas en los accesos a eventos

Temporada de festivales y una de las máximas preocupaciones de los organizadores suelen ser las colas de acceso ocasionadas por embudos innecesarios.

Considerando la importancia que tiene en la actualidad la experiencia de usuario, el control de acceso es algo que puede marcar el éxito organizativo del evento. Especialmente porque el asistente tiene mucho que decir y lo comparte, por ejemplo, a través de las redes sociales. También le pedimos su opinión porque queremos medir su satisfacción.

Si accedemos a un evento lúdico en el que vamos a disfrutar y a pasarlo bien, posiblemente no vamos a tener mucho en cuenta el tiempo de espera en cola. No obstante, en un congreso o feria donde tenemos que cumplir un programa e incluso ya tenemos organizadas varias reuniones con clientes potenciales, colaboradores o contactos importantes hacer cola se puede convertir en un problema.

Pero, ¿qué ocurre si tengo que esperar una hora o incluso más para acceder a un festival y me pierdo el concierto más importante por el que llevo esperando años? Naturalmente me voy a enfadar.

Los organizadores de eventos sabéis que la clave en todo es la planificación. No solo en el diseño y organización del evento en su conjunto, sino también de cada una de sus partes. Es esencial poner atención en los detalles y planificarlo todo.

¿Qué puede salir mal? Cuando uno plantea esta pregunta, ya sabemos lo que ocurre después. Que todo sale mal.

Por eso, para evitar que se formen largas e interminables colas de acceso a tu evento, tienes que tener en cuenta tres factores clave:

1. La previsión del público que se espera.

2. El caudal o flujo de ese público.

3. El dimensionado.

Si trabajamos estos tres aspectos de manera adecuada, evitaremos las ineficientes colas en un alto porcentaje. Recuerda que la perfección no existe y menos en los eventos, pero sí podemos gestionar el control de acceso para minimizar los embudos innecesarios.

Previsión del público que se espera

Lo primero que debemos conocer es la cantidad de público que se espera asista al evento. Puedes saberlo a través de confirmaciones, número de asistentes ya acreditados – la acreditación online facilita mucho el trabajo y ayuda en la previsión y organización –  o bien por la cantidad de las entradas vendidas.

Una vez tengamos una previsión aproximada, podemos empezar a prever cómo organizar el control de accesos.

Caudal o flujo de asistencia 

También es muy importante tener en cuenta el caudal de afluencia. Es decir, el flujo de personas a la hora de entrar en el evento.

¿Vendrán todos a la vez o en momentos concretos? ¿Vendrán de manera aleatoria y más repartida en el tiempo? Por ejemplo, no es lo mismo que entren 8.000 personas a la vez que vayan entrando en un espacio de tres horas.

Si es un evento deportivo o un espectáculo, sabemos perfectamente a qué hora empieza y cuándo termina, por lo que mucha gente llegará a la vez. En este caso  habrá que destinar muchos más recursos y, sobretodo, tenerlo bien planificado.

En el caso de un festival, una feria u otro tipo de evento en el que las personas van llegando en diferentes momentos a lo largo de toda la jornada, es más fácil de gestionar.

El dimensionado

Es la planificación del control de accesos una vez tenemos todos los datos necesarios, además del público esperado y el caudal.

Hay que pensar en cómo es el acceso al recinto y también con cuánto personal y cuántos dispositivos vamos a contar.

Si esperamos 15.000 personas que tienen que llegar en un corto espacio de tiempo y solo tenemos cinco tornos o cinco personas leyendo entradas o pulseras con PDA, la cola va a ser legendaria y nos encontraremos con muchos problemas.

Importancia del dimensionado

De los tres pilares básicos para evitar colas en los accesos a eventos que os hemos mencionado, el más importante es el dimensionado. Aunque todos lo son, porque sin saber el número de asistentes y el caudal no vamos a poder hacer un buen dimensionado.

¿Por qué es tan importante el dimensionado?

Porque nos va a indicar cuántos recursos vamos a tener que destinar para el control de accesos en:

– Personal.

– Dispositivos y material.

– Naturalmente, en el coste que todo esto tiene.

Un cálculo absurdo como cuánto tarda un torno en dar la vuelta o cuánto tarda una PDA en leer un código de cualquier tipo es muy necesario. De esta manera podemos planificar y prever.

A primera vista puede parecer un detalle insignificante, pero cuando se trata de una gran cantidad de personas esos segundos se convierten en horas.

En Exyt Control le damos una especial importancia al dimensionado.

Es nuestra herramienta básica para dar un buen servicio de control de accesos a los eventos. Y si éste es bueno, la experiencia del asistente también lo será.

Es importante que los organizadores de macro eventos consulten a los expertos en servicio de control de accesos. Los event planner aunque, si bien es cierto, tienen que saber un poco de todo, no necesariamente controlan todos los aspectos. De hecho es imposible. Fácilmente se les pueden escapar pequeños detalles que a la final pueden ser muy significativos.

Así que desde Exyt Control, aconsejamos aportar todos los datos necesarios al proveedor de control de accesos y que sea éste el responsable de realizar el dimensionado porque tiene experiencia y sabe cómo hacerlo bien. De hecho, nuestros clientes y especialmente clientes nuevos nos contratan para realizar el dimensionado. Nosotros coordinamos esta área y le quitamos un gran peso de encima a la organización del evento.

No obstante, hay que tener en cuenta que es una inversión. ¿Queremos ser económicos y ahorrar en el control de accesos? Pues tendremos colas largas y mal gestionadas. Lo que puede llevar incluso a situaciones de riesgo, como puede ser una avalancha.

Si quieres realizar un buen control de accesos para tu evento, efectivo, eficiente, de calidad y que además aporte una buena experiencia para los asistentes, cuenta con Exyt Control.

La problemática de las colas de salida del evento

Otro aspecto a tener en cuenta es cómo sale el público de un evento pues también se forman colas a la salida, especialmente en aquellos con asistencia masiva. La gente puede tener bastante paciencia para entrar e incluso ser capaz de esperar una hora. Pero a la hora de salir, quiere hacerlo ¡YA!

¿Cómo controlar la salida de un evento? También se ha de planificar en el dimensionado. Una vez más, hay que tener en cuenta los mismos aspectos:

1. Número de asistentes que esperamos que hayan en ese momento en el evento.

2. El caudal o flujo de salida.

3. Por supuesto, como acabamos de comentar, el dimensionado.

Hay que considerar si el público saldrá todo a la vez o habrá un gran número de personas que lo haga (esto ocurre principalmente en los eventos deportivos y conciertos). Si es aleatorio, naturalmente la planificación es diferente. Depende de cómo esté planteado el cartel de un festival, puede ser que la entrada sea masiva y la salida aleatoria, o incluso al revés, si el cabeza de cartel toca al final.

No subestimes el control de accesos

El servicio de control de accesos es muy importante. Muchas veces no se le da la importancia que amerita, pero es un aspecto fundamental a la hora de diseñar y organizar un evento. Sobretodo si se trata de uno masivo, con gran asistencia de público.

Si queremos que nuestro evento goce de buena reputación y la organización del mismo se perciba de gran calidad, la experiencia del asistente debe ser el centro de atención.

En realidad, los organizadores de eventos ya sabéis que la experiencia de usuario comienza mucho antes, pero el día del evento, el primer contacto real lo tendrán en el momento de acceder.

¿Qué hacer para evitar las grandes e innecesarias colas?

Planificar, prever y proyectar. Con ello, contamos con grandes posibilidades de que la entrada al evento sea rápida y satisfactoria. En Exyt Control somos expertos en el servicio de control de accesos, especialmente en realizar su dimensionado y coordinación.

Si no quieres que tu evento sea recordado por las largas y estresantes colas de entrada y salida, podemos ayudarte con ello. Estaremos encantados de recomendarte la mejor solución.