< Blog

Pilars bàsics per evitar cues als accessos dels esdeveniments

por Exyt Control /

Planifica el control de acceso y salida del público a eventos para evitar largas colas

És temporada de festivals i una de les màximes preocupacions dels organitzadors són les cues d’accés ocasionades per embuts innecessaris.

Considerant la importància que té actualment l’experiència d’usuari, el control d’accés és una cosa que pot marcar l’èxit organitzatiu de l’esdeveniment. Especialment perquè l’assistent hi té molt a dir i ho comparteix, per exemple, a través de les xarxes socials. També us demanem la vostra opinió perquè volem mesurar la vostra satisfacció.

Si accedim a un esdeveniment lúdic en què gaudirem i ho passarem bé, possiblement no tindrem gaire en compte el temps d’espera a la cua. Tot i això, en un congrés o fira on hem de complir un programa i fins i tot ja tenim organitzades diverses reunions amb clients potencials, col·laboradors o contactes importants fer cua es pot convertir en un problema.

Però, què passa si he d’esperar una hora o fins i tot més per accedir a un festival i em perdo el concert més important pel que porto esperant anys? Naturalment l’assistent s’enfadarà.

Els organitzadors d’esdeveniments sabeu que la clau és la planificació. No només en el disseny i organització de l’esdeveniment en conjunt, sinó també de cadascuna de les parts. És essencial posar atenció als detalls i planificar-ho tot.

Què pot sortir malament? Quan un planteja aquesta pregunta, ja sabem què passa després. Que tot surt malament.

a

Facilita la entrada y salida de público en eventos para evitar colas________

Per això, per evitar que es formin llargues i interminables cues d’accés al vostre esdeveniment, heu de tenir en compte tres factors clau:

1. La previsió del públic que s’espera

2. El cabal o flux d’aquest públic

3. El dimensionament

Si treballem aquests tres aspectes de manera adequada, evitarem les cues ineficients en un alt percentatge.

Recordem que la perfecció no existeix i menys en els esdeveniments, però sí que podem gestionar el control d’accés per minimitzar els embuts innecessaris.

Previsió del públic que s’espera

El primer que hem de conèixer és la quantitat de públic que s’espera assisteixi a l’esdeveniment. Pots saber-ho a través de confirmacions, nombre d’assistents ja acreditats – l’acreditació en línia facilita molt la feina i ajuda en la previsió i organització – o bé per la quantitat d’entrades venudes.

Un cop tinguem una previsió aproximada podem començar a preveure com organitzar el control d’accessos.

Cabal o flux d’assistència

També és important tenir en compte el cabal d’afluència. És a dir, el flux de persones a l’hora d’entrar a l’esdeveniment.

Vindran tots alhora o en moments concrets? Vindran de manera aleatòria i més repartida en el temps? Per exemple, no és el mateix que entrin 8.000 persones alhora o que vagin entrant en un espai de tres hores.

Si és un esdeveniment esportiu o un espectacle, sabem perfectament a quina hora comença i quan s’acaba, per la qual cosa molta gent arribarà alhora. En aquest cas, caldrà destinar molts més recursos i, sobretot, tenir-ho ben planificat.

En el cas d’un festival, una fira o un altre tipus d’esdeveniment on les persones arriben en diferents moments al llarg de tota la jornada, és més fàcil de gestionar.

El dimensionat

És la planificació del control d’accessos un cop tenim totes les dades necessàries, a més a més del públic esperat i el cabal.

Cal pensar en com és l’accés al recinte, també amb quant personal i quants dispositius comptarem.

Si esperem 15.000 persones que han d’arribar en un curt espai de temps i només tenim cinc torns o cinc persones llegint entrades o polseres amb PDA, la cua serà llegendària i ens trobarem amb molts problemes.

Importància del dimensionat

Dels tres pilars bàsics per evitar cues als accessos a esdeveniments que us hem esmentat, el més important és el dimensionat. Tot i que tots ho són, perquè sense saber el nombre d’assistents i el cabal no podrem fer un bon dimensionat.

Claves para evitar colas del público en eventos

Per què és tan important el dimensionat?

Perquè ens indicarà quants recursos haurem de destinar per al control d’accessos a:

– Personal

– Dispositius i material

– Naturalment, al cost que tot això té

Un càlcul fàcil com quant triga un torn a fer la volta o quant triga una PDA a llegir un codi de qualsevol tipus és molt necessari. Així podem planificar i preveure.

A primera vista pot semblar un detall insignificant, però quan es tracta d’una gran quantitat de persones, aquests segons es converteixen en hores.

________Satisfacción en la experiencia de usuario es fundamental para el éxito de tu evento________

A Exyt Control donem una especial importància al dimensionat.

És la nostra eina bàsica per donar un bon servei de control d’accessos als esdeveniments.

I si és bo, l’experiència de l’assistent també ho serà.

________

És important que els organitzadors de macro esdeveniments consultin els experts en servei de control d’accessos. Els “event planner” encara que, si bé és cert, han de saber una mica de tot, no necessàriament controlen tots els aspectes. De fet, és impossible. Fàcilment se’ls poden escapar petits detalls que a la final poden ser molt significatius.

Així que des d’Exyt Control, aconsellem aportar totes les dades necessàries al proveïdor de control d’accessos i que aquest, sigui el responsable de fer el dimensionat perquè té experiència i sap com fer-ho bé. De fet, els nostres clients i especialment clients nous, ens contracten per fer el dimensionat. Nosaltres coordinem aquesta àrea i li treiem un gran pes de sobre a l’organització de l’esdeveniment.

Això no obstant, cal tenir en compte que és una inversió. Volem ser econòmics i estalviar-nos en el control d’accessos? Doncs tindrem cues llargues i mal gestionades. Això pot portar fins i tot a situacions de risc, com pot ser una allau.

Si vols fer un bon control d’accessos per al teu esdeveniment, efectiu, eficient, de qualitat i que a més aporti una bona experiència per als assistents, compta amb Exyt Control.

La problemàtica de les cues a la sortida de l’esdeveniment

Un altre aspecte a tenir en compte és com surt el públic d’un esdeveniment, ja que també es formen cues a la sortida, especialment en aquells amb assistència massiva. La gent pot tenir força paciència per entrar i fins i tot ser capaç d’esperar una hora. Però a l’hora de sortir, vol fer-ho JA! Com es pot controlar la sortida d’un esdeveniment? També s’ha de planificar el dimensionat. Un cop més, cal tenir en compte els mateixos aspectes:

Planificación y organización de eventos para evitar colas del público en el acceso

1. Nombre d’assistents que esperem que hi hagi en aquell moment a l’esdeveniment

2. El cabal o flux de sortida

3. Per descomptat, com acabem de comentar, el dimensionat

Cal considerar si el públic sortirà tot alhora o hi haurà un gran nombre de persones que ho faci (això passa principalment als esdeveniments esportius i concerts). Si és aleatori, naturalment la planificació és diferent. Depèn de com estigui plantejat el cartell d’un festival, potser l’entrada és massiva i la sortida aleatòria, o fins i tot al revés, si el cap de cartell toca al final.

No subestimis el control d’accessos

El servei de control d’accessos és molt important. Moltes vegades no se li dóna la importància que es mereix, però és un aspecte fonamental a l’hora de dissenyar i organitzar un esdeveniment. Sobretot si es tracta d’un acte massiu, amb gran assistència de públic.

Si volem que el nostre esdeveniment gaudeixi d’una bona reputació i la seva organització es percebi de gran qualitat, l’experiència de l’assistent ha de ser el centre d’atenció.

De fet, els organitzadors d’esdeveniments ja sabeu que l’experiència d’usuari comença molt abans, però el dia de l’esdeveniment el primer contacte real el tindran a l’hora d’accedir-hi.

Evita las colas del público planificando el control de acceso a tu evento

Què fer per evitar les grans i innecessàries cues?

Planificar, preveure i projectar. Amb això comptem amb grans possibilitats que l’entrada a l’esdeveniment sigui ràpida i satisfactòria. A Exyt Control som experts en el servei de control d’accessos, especialment en realitzar el seu dimensionament i coordinació.

Si no vols que el teu esdeveniment sigui recordat per les llargues i estressants cues d’entrada i sortida, et podem ajudar amb això. Estarem encantats de recomanar-te la millor solució.

 

 

 

Flecha Icono Home

Explica’ns el teu esdeveniment i trobaràs

les millors solucions per posar-ho en marxa

Parlem? (+34) 686 131 421/ oficina@exyt.es

Comparte esta entrada

Preparant un esdeveniment: materials a afegir i despeses addicionals a l’era Covid

Preparando un evento: materiales a añadir y gastos adicionales en la era Covid

Control d’Accessos sense Internet amb Exyt Events És possible!

 Realizar-el-Control-de-Accesos-sin-Internet-en-un-evento-es-posible-Con-Exyt-Events-Blog-Exyt-Control