El Mailing: Crear engagement amb els teus Convidats al Pre-Esdeveniment
por Exyt Control /
En un món tan sobresaturat d’estímuls necessitem connectar d’una manera especial amb la nostra audiència, arribar a la vostra ment, i, el més important: arribar al vostre cor.
Com ho aconseguim? Hem d’impactar-lo i per això necessitem diferenciar-nos a l’univers d’opcions disponibles. Conèixer bé la nostra audiència és fonamental perquè així sabrem com parlar-li per crear expectativa i mantenir-la enganxada.
Si esteu organitzant un esdeveniment, una de les coses que més preocupen és que els assistents vinguin, ja que, sense ells, el projecte es converteix en un fracàs estrepitós.
Però què és pitjor, un esdeveniment sense assistents o un esdeveniment sense ànima en què els convidats estan desconnectats?
La connexió directa entre l’esdeveniment, la persona que assisteix només s’aconsegueix en crear engagement i la primera fase on s’ha de construir és al pre-esdeveniment.
Naturalment no s’acaba aquí, hem de continuar cultivant l’engagement durant l’esdeveniment (volem que el visquin per aconseguir els objectius marcats) i també al post-esdeveniment (perquè no ens oblidin).
Però si no hi ha una expectativa prèvia, ens costarà atreure’ls.
Saps quina és la primera manera d’impactar l’assistent? La invitació.
Avui t’explicarem com el mailing pot ajudar-te a enviar invitacions que creïn engagement amb els convidats durant el pre-esdeveniment i veuràs que és una eina molt útil per aconseguir-ho.
La importància del Pre-Esdeveniment
La fase del Pre-Esdeveniment és sens dubte la més important. On t’ho jugues tot. Perquè, en realitat, el dia de l’esdeveniment diguem que “la suerte está hechada”.
Si heu dissenyat i organitzat bé, encara que sempre hi ha imprevistos, serà un èxit. En cas contrari, encara que l’organització hagi estat excel·lent, serà un gran fracàs.
És per això que el Pre-esdeveniment és la fase a què es dedica més temps. Però no oblidem la importància del Post-Esdeveniment, que també en té i molta. Una part destacable de l’esdeveniment és la comunicació amb l’audiència i per això t’has de fer un parell de preguntes:
- Com es comporta el teu públic objectiu?
- Què li agrada, quins són els seus interessos i com t’hi has d’adreçar?
Quan tinguis això clar, podràs començar a dissenyar i desenvolupar aquesta comunicació. Precisament aquesta és l’eina clau per començar a crear engagement amb els assistents i el punt de partida és la invitació.
L’art de crear engagement al teu esdeveniment
Dissenyar un esdeveniment és un art per si mateix. Hi ha tants factors a tenir en compte…
De la mateixa manera que ho és crear engagement. Això no pot passar sense creativitat, però també ha de ser metòdic, ja que, parafrasejant un antic anunci de pneumàtics, la creativitat sense control no serveix de res.
Per molt creatives que siguin les idees, han de ser realitzables, coherents i també viables econòmicament. No oblidem que tot, fins i tot el més petit acte, té un cost.
Crear engagement, és a dir, mantenir enganxat l’assistent des del principi i més enllà del final de l’esdeveniment, requereix un pla molt ben dissenyat.
El Mailing: una bona eina per crear engagement al pre-esdeveniment
Com dèiem anteriorment, la invitació és la carta de presentació, la primera presa de contacte amb el convidat. No ho podem fer de qualsevol manera.
Aunque rebre una invitació física, és tota una experiència perquè cada cop rebem menys coses per correu postal, la veritat és que la invitació digital és l’opció més utilitzada atesos els seus avantatges.
És més econòmica i podem assegurar-nos que el destinatari la rebrà. Els esdeveniments i la tecnologia van de la mà, són un tàndem inseparable. El millor per enviar una invitació digital és el mailing massiu.
Encara que sigui un mailing massiu no oblidem que un esdeveniment és una experiència i aquesta comença des del primer segon. Si des del començament proporcionem una bona experiència a l’assistent, sens dubte estarem creant engagement. Quines claus ha de tenir aquest mailing perquè sigui efectiu i aconseguim el nostre objectiu, que no és altre que aconseguir que el nostre públic vingui a l’esdeveniment.
T’ho expliquem a continuació…
10 passos per crear engagement amb un mailing de convidats
- Ha de ser molt atractiu
- Missatge personalitzat
- Explica una història
- Breu, concís i molt visual
- Desperta l’interès
- Juga amb el destinatari
- Call to action
- Genera incentius ç
- Contingut exclusiu
- Entrada amb QR
- Ha de ser molt atractiu, amb un disseny que sorprengui
- Missatge personalitzat: Que porti el nom del convidat i, si és possible, algun detall sobre ell o ella que no sigui compromès (cura amb la protecció de dades)
- Explica una història a través de les comunicacions: No hi ha millor manera de crear engagement que amb el storytelling
- Ha de ser breu, concís i molt visual: Un missatge amb molta lletra ens espanta. Preferim un contingut amb imatges, icones i gràfics
- Desperta l’interès, el desig de saber-ne més i…Intriga! Que el teu assistent tingui ganes de rebre el següent mail. Creativitat al poder
- Juga amb el destinatari: La gamificació també és una eina excel·lent per crear engagement. Per exemple, pots indicar part de la informació al cos del mail, una altra part a través d’un codi QR i fins i tot, pots desafiar-lo a un petit joc o endevinalla. Si ho endevinen, llavors els facilites la informació restant
- Call to action: Volem que vinguin a l’esdeveniment i per això s’han de registrar, així que els facilitarem moltíssim el procés de registre
- Fins i tot, genera incentius, podem donar alguna compensació
- Un descompte si es registren abans de 24 hores, un contingut exclusiu només per als primers “X” registrats o algun altre benefici
- També podeu portar un QR que permeti la impressió de l’entrada
Tipus de mailing durant el Pre-Esdeveniment
El més habitual és fer una seqüència de tres enviaments, especialment si estem convocant la nostra audiència amb molt de temps d’antelació.
Primer Mailing – generant expectativa i interès: Mailing per generar call to action en esdeveniments:
El punt de partida. La primera impressió és el que compta. Ens ho juguem tot a una carta. Aquest primer mailing ha de complir totes les claus que us hem explicat al punt anterior. Això pel que fa a la part creativa. A la part tècnica, un dels punts a destacar és l’automatització.
Per tant, cal tenir preparada la llista d’assistents, amb les vostres adreces de correu electrònic, noms, entre d’altres. Aquesta base de dades contindrà totes aquelles dades que siguin necessàries per fer l’enviament, així com les que vulguem que apareguin al cos del missatge per personalitzar-lo.
A més, caldrà tenir llesta una landing page des de la qual s’obrirà el formulari de registre. Amb el formulari de registre, recollim una informació molt valuosa que ens ajudarà molt al control d’accessos de l’esdeveniment.
Segon Mailing – desvetllem informació rellevant i fem crida a l’acció: call to action per al registre d’assistents a esdeveniments:
Si al primer mailing el call to action (la crida a l’acció) estava encaminat cap al registre, en aquest segon enviament ha d’estar enfocat a l’assistència. No només volem que es registrin, sinó que hi assisteixin de debò.Per això els develarem el programa de l’esdeveniment, els ponents que intervindran i altres coses que passaran que són del seu interès. Continuem creant engagement, perquè estem dient-li: “eh, sé que això t’interessa, vine a l’esdeveniment”.
Acabem de donar tota la informació rellevant, si falta alguna cosa per dir. Naturalment, aquest mailing només s’enviarà a aquells que s’han registrat prèviament. Si no ho han fet és perquè no els interessa, així que no té gaire sentit enviar-los un segon correu. De totes maneres, es pot enviar massivament i incloure un recordatori perquè es registrin, altrament, no rebrien més informació. És important tenir en compte que no per haver aconseguit el primer objectiu (el registre), hem d’oblidar les claus que regien el primer correu. Hem de continuar mantenint-les.
Tercer Mailing – Un recordatori amb ganxo:
El darrer mailing és un recordatori. Però no ho oblidis, seguim creant engagement i perseguint el nostre objectiu més important: que vinguin a l’esdeveniment.
Per tant, res de caure en un recordatori convencional, cal continuar tenint en compte les claus del primer mailing. Aquí el call to action continua estant enfocat a l’assistència.
Avança cap al final de la història que has estat explicant a través de l’storytelling (el final de la història només el coneixerà si assisteix a l’esdeveniment).
Crear engagement amb Exyt Control Mailing:
És clar que, si saps com fer-ho, el mailing és una poderosa eina per crear engagement amb els convidats durant el pre-esdeveniment.
A Exyt Control tenim àmplia experiència en generar mailing massiu, a més de solucions per al registre i acreditació dels assistents. Amb la teva creativitat i les nostres eines i serveis podem fer un bon equip. Compte amb nosaltres per ajudar a gestionar el teu esdeveniment!
Explica’ns el teu projecte i trobaràs les millors solucions digitals per posar-ho en marxa.
Parlem? (+34) 686 131 421 / oficina@exyt.es
