7 consells per triar el proveïdor de control d’accessos per al teu esdeveniment

La importància del Servei de Control d’Accessos

A l’hora de dissenyar i organitzar un esdeveniment, cal tenir en compte multitud de variables. En gairebé tots, especialment els que tenen una gran afluència de públic, el servei de control d’accessos es converteix en una part essencial de l’esdeveniment, ja que en pot determinar l’èxit o el fracàs, i cal assenyalar que també ens pot donar molts problemes de seguretat.

En alguns casos, cada cop menys freqüents, el control d’accessos és un servei que, encara que es té en compte, no se li dóna la rellevància que es mereix. Per aquest motiu, s’acaben contractant sistemes econòmics que no compleixen la finalitat amb els requeriments de l’esdeveniment.

Un bon servei de control d´accessos ens ajudarà a crear una bona experiència d´usuari. Un objectiu essencial on es concentren els organitzadors d’esdeveniments a l’hora de crear-lo.

Si l’assistent no té una bona experiència a l’esdeveniment, no aconseguirem els objectius que ens hem proposat i la comunicació no serà òptima. No estarem transmetent allò que realment desitgem.

Aquí plantegem la reflexió següent:

Què et preocupa del teu esdeveniment?

Segur que són moltes coses. Algunes:

• Assolir l’assistència desitjada

• Que tot funcioni correctament

• Aconseguir els objectius marcats

• Crear una bona experiència d’usuari

El control d’accessos és quelcom que, quan funciona bé, pots despreocupar-te del tot per concentrar-te en allò que realment has de fer com a organitzador: coordinar el teu esdeveniment. Allò que només pots fer si comptes amb un bon servei.

Com triar un bon proveïdor de control d’accessos?

Has contactat amb algunes empreses que sembla que treballen bé, però t’has de decantar per alguna i no saps com triar-la.

Quan tinguis una reunió amb un proveïdor de control d’accessos, presta atenció als senyals següents per poder avaluar si és el més adequat. Doncs, en definitiva, es convertirà en una peça més de la teva organització on delegaràs la no poca responsabilitat de la gestió de l’entrada del públic a l’esdeveniment, que com ja assenyalem és un aspecte crític que en pot determinar l’èxit o el fracàs.

Cal puntualitzar que encara que a tot esdeveniment hi ha imprevistos, el més important és comptar amb l’equip professional adequat per solucionar-los.

Claus que et poden ajudar a prendre la millor decisió

1. Preocupació per les necessitats reals del client

Sembla una cosa òbvia, però no sempre ens preocupem per les necessitats del client. Quantes vegades ens posem a explicar tot el que fem, la meravella que som i la nostra gran trajectòria sense fer escolta activa del que en realitat necessita el client. Segur que t’ha passat amb més d’un proveïdor.

El primer que farà un bon controlador d’accessos serà preguntar-te què et preocupa del teu esdeveniment:

• La falsificació d’entrades
• Les cues
• La fiabilitat del servei
• La connectivitat
• Els fluxos d’entrada i sortida

Quan el proveïdor descobreix quines són les preocupacions principals de l’organitzador de l’esdeveniment, també pot detectar quines són les seves necessitats reals.

Amb aquesta base oferirà el servei que s’hi adapti d’una manera lògica, flexible i tan simplificada com sigui possible. Perquè es tracta de donar un bon servei però, sobretot, ajudar el client.

No us oferirà una cosa que a priori és molt tecnològica i avançada si no cobreix les necessitats més importants i en canvi en cobreix altres que són secundàries.

2. Planificació

Una altra manera de reconèixer un bon proveïdor de control d’accessos és si fa moltes preguntes sobre la planificació.

Això ens mostra que s’integra a l’organització de l’esdeveniment, que és un col·laborador més i que s’interessa per com es gestiona tot per ajudar de la millor manera possible. En resum, que soluciona problemes o, si més no, aporta suggeriments, cosa que és de gran valor.

Per fer-ho, cal conèixer dades com la previsió de públic esperada, els fluxos d’entrada i sortida de públic, nombre d’assistents, complexitat de l’esdeveniment, entre d’altres.

Com més preguntes ens faci sobre aquest aspecte, més informació tindrà i, per tant, la seva proposta serà molt millor perquè ho ha tingut tot en compte. No se’ls escaparà cap detall.

Poseu-vos al seu lloc i penseu en el que seria un bon briefing d’un client. Com més informació recopileu, millor podreu preparar l’esdeveniment.

3. Dimensionat

El dimensionament és la part més important de la planificació. Per això cal tenir en compte les característiques del recinte i els recursos de què disposem, és a dir, quant personal i quants dispositius tenim.

En una entrada anterior del nostre blog hem aprofundit en detall sobre aquest aspecte. Coneix més sobre el dimensionat a Pilars bàsics per evitar cues d’accés al teu esdeveniment.

Hi ha certs criteris a valorar quan estem quantificant les necessitats per a un esdeveniment i és important confiar en el nostre proveïdor de control d’accessos, com ara:

• Si és numerat o no

• Si es fa intercanvi de polseres

• Control d’entrada i sortida o només d’entrada

• Fluxos d´entrada i sortida que genera el públic

Tenint en compte tots aquests aspectes, el dimensionat serà molt més correcte i ajustat, per la qual cosa les possibilitats d’error es redueixen considerablement.

4. Experiència i coneixement del sector

Per descomptat, l’experiència és important, però el coneixement del sector dels esdeveniments és essencial.

Hi ha empreses molt bones que es dediquen al control d’accessos, però no ho fan per a esdeveniments sinó per a edificis. Les particularitats d’aquest sector, amb tots els detalls que cal tenir en compte, fa que potser no estiguin acostumats a considerar totes les variables que influeixen en un esdeveniment i se’ls poden escapar algunes coses. Això no vol dir que no ho puguin fer bé, però és una cosa a tenir molt en compte.

Es nota molt quan un proveïdor té experiència i coneix bé l’àmbit on es desenvolupa perquè t’ofereix solucions a problemes que ni sabies que existien o que no t’havies plantejat.

5. Sistema a utilitzar

No cal que us donin massa explicacions tècniques del sistema que s’utilitzarà per a la gestió del control d’accessos del vostre esdeveniment, perquè potser les desconeixeu. Si donen massa importància a aquest aspecte, pot ser un senyal que potser t’estiguin intentant colar alguna cosa que realment no necessites. Però sí que cal conèixer, almenys de manera bàsica, quin tipus de sistema s’usarà.

Preguntes elementals: S’utilitzaran PDA? Quin tipus de connectivitat tindran? Usaran xarxa wifi?

Coneix més sobre com continuar endavant amb el servei de control d’accessos sense Internet.

6. Flexible, integrable i escalable

Un altre aspecte que cal tenir en compte és la flexibilitat del sistema, si és escalable i integrable. Això serà de gran ajuda perquè ens facilitarà molt les gestions amb els tiquets, per exemple. Si s’integren els diferents serveis de venda amb un únic proveïdor de control, l’operativa se simplifica significativament.

Un sistema escalable significa que és adaptable, cosa que ens estalviarà costos quan hàgim de fer modificacions. Diguem que aquests tres aspectes ens faciliten l’organització i ens ajuden a economitzar.

7. És assessor i consultor al servei de control d’accessos

Això és una cosa que dóna molt valor a un proveïdor de control d’accessos. L’organitzador sap quines són les vostres necessitats i què us preocupa, però té molts dubtes de quina és la millor manera d’enfocar l’operativa.

Un servei d’assessoria i/o consultoria us serà de gran ajuda per triar les opcions més adequades per al vostre esdeveniment.

A més dels 7 punts anteriors, tingueu en compte altres aspectes que us poden ajudar a seleccionar el vostre proveïdor de control d’accessos:

• Si fa informes a mida

• La capacitat de funcionar sense connexió a Internet i la qualitat del servei quan això passa

• Si gestiona completament tot el servei i no deriva cap part a un tercer

• Si la operativa de l’esdeveniment és simple, oferirà bons equips i facilitat a l’hora d’utilitzar-los, amb suport remot

Recordeu, el control d’accessos del vostre esdeveniment requereix mans expertes.

Compta amb Exyt Control com el teu proveïdor de confiança per al teu proper esdeveniment

Per nosaltres, l’atenció personalitzada al client és la nostra màxima prioritat i la satisfacció, el nostre objectiu. Volem saber què preocupa el client. D’aquesta manera detectem les vostres necessitats reals i us oferim les solucions adequades, sense extres que l’únic que fan és encarir el producte final, quan no fa cap falta.

Simplifiquem l’operativa al màxim, ajudant l’organització de l’esdeveniment.

Som experts en el sector d’esdeveniments, especialment en la gestió del control d’accessos de macroesdeveniments. Més de 25 anys d’experiència avalen la nostra trajectòria. Coneixem bé tots els problemes que es poden donar i les solucions per fer-ho. Això ens permet fer una bona planificació i dimensionat. D´aquesta manera tenim un alt control sobre el servei.

Si tens dubtes sobre com enfocar l’operativa del teu proper esdeveniment, contacta amb nosaltres i els resoldrem.

Explica’ns el teu projecte i trobaràs les millors solucions digitals per posar-ho en marxa.

Parlem? (+34) 686 131 421 / oficina@exyt.es