El Mailing: Crear engagement con tus Invitados en el Pre-Evento

por Exyt Control /

mayo 16, 2022

Crea expectativa y engagement con tu público objetivo a través del mailing masivo

En un mundo tan sobresaturado de estímulos necesitamos conectar de una manera especial con nuestra audiencia, llegar a su mente, y, lo más importante: llegar a su corazón.

¿Cómo lo logramos? Hemos de impactarle y para ello necesitamos diferenciarnos en el universo de opciones disponibles. Conocer bien a nuestra audiencia es fundamental porque de esta manera sabremos cómo hablarle para crear expectativa y mantenerla enganchada.

Si estás organizando un evento, una de las cosas que más preocupan es que los asistentes vengan, ya que, sin ellos, el proyecto se convierte en un fracaso estrepitoso.

Pero qué es peor ¿un evento sin asistentes o un evento sin alma en la que los invitados están desconectados?

La conexión directa entre el evento, la persona que asiste solo se consigue al crear engagement y la primera fase donde se debe construir es en el pre-evento.

Naturalmente no termina ahí, hemos de seguir cultivando el engagement durante el evento (queremos que lo vivan para conseguir los objetivos marcados) y también en el post-evento (para que no nos olviden).

Pero si no hay una expectativa previa, nos va a costar atraerlos.

¿Sabes cuál es la primera forma de impactar al asistente? La invitación.

Hoy vamos a contarte cómo el mailing puede ayudarte a enviar invitaciones que creen engagement con los invitados durante el pre-evento y verás que es una herramienta muy útil para conseguirlo.

La importancia del Pre-Evento

La fase del Pre-Evento es sin duda la más importante. Donde te lo juegas todo. Porque, en realidad, el día del evento digamos que “la suerte está echada”.

Si se ha diseñado y organizado bien, aunque siempre hay imprevistos, será un éxito. De lo contrario, aunque la organización haya sido excelente, será un fracaso tremendo.

Es por ello que el Pre-Evento es la fase a la que se dedica más tiempo. Pero no olvidemos la importancia del Post-Evento, que también la tiene y mucha. Una parte destacable del evento es la comunicación con la audiencia y para ello debes hacerte un par de preguntas:

¿Cómo se comporta tu público objetivo?
¿Qué le gusta, cuáles son sus intereses y cómo debes dirigirte a ellos?

Cuando tengas esto claro, podrás empezar a diseñar y a desarrollar esa comunicación. Precisamente esa es la herramienta clave para empezar a crear engagement con tus asistentes y el punto de partida es la invitación.

El arte de crear engagement en tu evento

Diseñar un evento es un arte en sí. Hay tantos factores a tener en cuenta…

De la misma manera que lo es crear engagement. Esto no puede suceder sin creatividad, pero también ha de ser metódico, pues, parafraseando un antiguo anuncio de neumáticos, la creatividad sin control no sirve de nada.

Por muy creativas que sean las ideas, han de ser realizables, coherentes y también viables económicamente. No olvidemos que todo, incluso el más pequeño acto, tiene un coste.

Crear engagement, es decir, mantener enganchado al asistente desde el principio y más allá del final del evento, requiere de un plan muy bien diseñado.

El Mailing: una buena herramienta para crear engagement en el pre-evento

Como decíamos anteriormente, la invitación es la carta de presentación, la primera toma de contacto con el invitado. No podemos hacerlo de cualquier manera.

Aunque recibir una invitación física, es toda una experiencia porque cada vez recibimos menos cosas por correo postal, lo cierto es que la invitación digital es la opción más utilizada dadas sus ventajas.

Es más económica y podemos asegurarnos que el destinatario la recibirá. Los eventos y la tecnología van de la mano, son un tándem inseparable. Lo mejor para enviar una invitación digital es el mailing masivo.

Aunque sea un mailing masivo no olvidemos que un evento es una experiencia y ésta comienza desde el primer segundo. Si desde el inicio proporcionamos una buena experiencia al asistente, sin duda, estaremos creando engagement.

Qué claves ha de tener este mailing para que sea efectivo y consigamos nuestro objetivo, que no es otro que lograr que nuestro público venga al evento.

Te lo contamos a continuación…

10 pasos para crear engagement con un mailing de invitados

Tiene que ser muy atractivo
Mensaje personalizado
Cuenta una historia
Breve, conciso y muy visual
Despierta el interés
Juega con el destinatario
Call to action
Genera incentivos
Contenido exclusivo
Entrada con QR

Tiene que ser muy atractivo, con un diseño que sorprenda
Mensaje personalizado. Que lleve el nombre del invitado y, si es posible, algún detalle sobre él o ella que no sea comprometido (cuidado con la protección de datos)
Cuenta una historia a través de las comunicaciones. No hay mejor manera de crear engagement que con el storytelling
Tiene que ser breve, conciso y muy visual. Un mensaje con mucha letra nos asusta. Preferimos un contenido con imágenes, iconos y gráficos
Despierta el interés, el deseo de saber más e…¡Intriga! Que tu asistente tenga ganas de recibir el siguiente mail. Creatividad al poder
Juega con el destinatario: La gamificación también es una herramienta excelente para crear engagement. Por ejemplo, puedes indicar parte de la información en el cuerpo del mail, otra parte a través de un código QR e incluso, puedes retarlo a un pequeño juego o acertijo. Si lo adivinan, entonces les facilitas la información restante
Call to action: Queremos que vengan al evento y para eso tienen que registrarse, así que vamos a facilitarles muchísimo el proceso de registro
Incluso, genera incentivos, podemos dar alguna compensación
Un descuento si se registran antes de 24 horas, un contenido exclusivo solo para los primeros “X” registrados o algún otro beneficio
También puede llevar un QR que permita la impresión de la entrada

Tipos de mailing durante el Pre-Evento

Lo más habitual es hacer una secuencia de tres envíos, especialmente si estamos convocando a nuestra audiencia con mucho tiempo de antelación.

Primer Mailing – generando expectativa e interés:

El punto de partida. La primera impresión es lo que cuenta. Nos lo jugamos todo a una carta. Este primer mailing ha de cumplir todas las claves que os hemos explicado en el punto anterior. Eso en cuanto a la parte creativa. En la parte técnica, uno de los puntos a destacar es la automatización.

Por lo tanto, hay que tener preparada la lista de asistentes, con sus direcciones de correo electrónico, nombres, entre otros. Esta base de datos contendrá todos aquellos datos que sean necesarios para realizar el envío, así como los que queramos que aparezcan en el cuerpo del mensaje para personalizarlo.

Además, será necesario tener lista una landing page desde la cual se abrirá el formulario de registro. Con el formulario de registro, recogemos una información muy valiosa que nos ayudará mucho en el control de accesos del evento.

Segundo Mailing – develamos información relevante y hacemos llamada a la acción:

call to action para el registro de asistentes a eventos

Si en el primer mailing el call to action (la llamada a la acción) estaba encaminado hacia el registro, en este segundo envío ha de estar enfocado a la asistencia. No solo queremos que se registren, sino que asistan de verdad.

Para ello les vamos a develar el programa del evento, los ponentes que van a intervenir y otras cosas que van a ocurrir que son de su interés. Seguimos creando engagement, porque le estamos diciendo: “eh, sé que esto te interesa, ven al evento”.

Terminamos de dar toda la información relevante, si falta algo por decir. Naturalmente este mailing solo se enviará a aquellos que se han registrado previamente. Si no lo han hecho es porque no les interesa, así que no tiene mucho sentido enviarles un segundo correo.

De todas formas, se puede enviar masivamente e incluir un recordatorio para que se registren, de lo contrario, no recibirían más información. Importante tener en cuenta que no por haber conseguido el primer objetivo (el registro), hemos de olvidar las claves que regían el primer correo. Hemos de seguir manteniéndolas.

Tercer Mailing – Un recordatorio con gancho:

Tercer Mailing – Un recordatorio con gancho El último mailing es un recordatorio. Pero no lo olvides, seguimos creando engagement y persiguiendo nuestro objetivo más importante: que vengan al evento.

Por tanto, nada de caer en un recordatorio convencional, hay que seguir teniendo en cuenta las claves del primer mailing. Aquí el call to action sigue estando enfocado en la asistencia.

Avanza hacia el final de la historia que has estado contando a través del storytelling (el final de la historia solo lo conocerá si asiste al evento).